5 lições que aprendi em um Comitê de Crise da COVID-19

Quando a pandemia da COVID-19 estava em pleno curso passei a integrar o Comitê de Crise e Contingência criado na empresa em que trabalho para enfrentar os efeitos do Coronavírus nos colaboradores e na operação dos negócios. Na ocasião, percebi como a parceria entre diferentes organizações da sociedade e entre diferentes setores da empresa estava se intensificando positivamente, sob o propósito comum de combater o vírus. Desejei (e ainda desejo) que este “consórcio do bem”, como alguns chamaram, permaneça no pós-crise.

À medida em que avançamos pelo oitavo mês de convivência com o vírus, gostaria de compartilhar algumas lições aprendidas até aqui, durante o período em que participei do comitê. O objetivo é dividir experiências e refletir um pouco sobre alguns erros e acertos que ocorrem nesse tipo de grupo.

1 – Mantenha comitês enxutos e com poder de decisão;

Reduza ao máximo o número de pessoas que participam do Comitê de Crise e inclua pessoas de áreas estratégicas como Recursos Humanos, Comunicação Interna, Logística e Suprimentos, Jurídico, Relações Institucionais e Governamentais e Saúde e Segurança do Trabalho. É importante também que as pessoas destas áreas tenham poder de decisão, sem ter que submeter as deliberações e diretrizes a muitos níveis de aprovação, pois isto melhora a eficiência do grupo.

2 – Limite o público-alvo das comunicações e lembre-se dos stakeholders externos;

Apesar dos colaboradores da empresa serem o público prioritário das comunicações e orientações, é importante que outros públicos externos sejam considerados, uma vez que também fazem parte do ecossistema corporativo. Normalmente, a área de Recursos Humanos e Comunicação Interna elabora informativos para os funcionários, mas não extrapola essas informações sobre ações adotadas pela empresa para outros atores relevantes, como governos locais, consumidores, fornecedores e comunidade em geral.

Essas informações voltadas para o público externo devem conter dados sobre o impacto da pandemia nos negócios, mostrar quais ações estão sendo tomadas para mitigar impactos e estabelecer canais de contato em cada área para receber informações e questionamentos.

3 – Agregue ações de Responsabilidade Social à estratégia de comunicação;

Ao envolver os stakeholders externos, é importante que o Comitê de Crise atue de forma colaborativa com as autoridades locais, auxiliando em atividades onde o poder público não consegue suprir as necessidades da população. Durante a pandemia, foi possível ver exemplos de consórcios de empresas que construíram hospitais inteiros; de distribuidoras que doaram gás de cozinha para pessoas em situação de vulnerabilidade social; e de companhias aéreas que transportaram gratuitamente profissionais da saúde.

Ações como essas, em períodos de crise, além de reforçarem a marca corporativa e a empatia das empresas, contribuem para que os mais necessitados sejam apoiados com mais celeridade, ampliam a cobertura das ações estatais e previnem a propagação do vírus de forma concreta.

4 – Tenha um bom alinhamento com a área de Logística e Suprimentos;

Uma área que normalmente não participa das deliberações em Comitês de Crise é a área de Logística e Suprimentos ou Departamento de Compras, como também é chamado. No entanto, durante a pandemia do COVID-19, as empresas foram obrigadas a buscar fornecedores de insumos que não são tão comuns nas suas atividades, como máscaras, álcool em gel, termômetros digitais etc. Portanto, a tomada de decisão do Comitê, alinhada com a área de Suprimentos, permite que os materiais necessários cheguem em menos tempo nos locais em que há mais urgência, otimizando os recursos financeiros e logísticos.

5 – Uma boa área de Relações Institucionais e Governamentais ajuda muito na crise;

Além dos profissionais do setor Jurídico, que são muito demandados em crises de todo tipo, os profissionais que atuam na área de Relações Institucionais e Governamentais das empresas foram extremamente demandados durante a pandemia. O volume sem precedentes de decretos, portarias e outras decisões do poder público com impacto direto nos negócios, demonstrou a necessidade de uma estrutura que permitisse o rápido acompanhamento dessas normas.

Além de monitorar, o pessoal da área institucional teve o desafio de construir posicionamentos sobre essas normativas e estabelecer contato com autoridades públicas em um ambiente virtual, por meio de videoconferências ou outros meios digitais. Portanto, companhias que já possuíam uma estrutura para relacionamento institucional tiveram processos de comunicação facilitados e passaram a perceber a relevância e o papel estratégico da área.

Para mim, o período mais crítico da crise passou e já começamos a viver o dito novo normal, que permite a convivência com um padrão aceitável de proteção às pessoas e continuidade das atividades produtivas. Apesar disso, ainda existe a possibilidade de uma segunda onda universal de contágio, com a possibilidade remota de uma vacina até o fim do ano. Espero que as atividades dos Comitês de Crise para a COVID não voltem a se intensificar e que possamos utilizar este aprendizado somente para outros eventos imprevisíveis que inevitavelmente virão

Os artigos aqui apresentados não necessariamente refletem a opinião da Aberje e seu conteúdo é de exclusiva responsabilidade do autor.