Benchmarking: Estrutura e funcionamento de grupos internos de apoio à comunicação nas organizações

Aberje Connects reúne profissionais da Latam Brasil, Novo Nordisk e GerdauNo dia 25 de fevereiro, foi realizado mais um Aberje Connects, sessão online de benchmarking entre associados para debater assuntos de interesse coletivo. Para conversar sobre “Estrutura, escopo e funcionamento de grupos internos de apoio ao tema de Comunicação Corporativa nas organizações” foram convidados Daiane Santana Morasco, analista de Comunicação Interna da LATAM Brasil, Isabela Lazdans, coordenadora de Comunicação Interna da Novo Nordisk e Pedro Torres, head Global de Marca Institucional e Comunicação Corporativa da Gerdau. A atividade se deu através de rodadas divididas por perguntas feitas pelo moderador Rodrigo Cogo, gerente de Desenvolvimento Associativo da Aberje.

Capilarizar informação e conectar pessoas

Não é de hoje que estudiosos da Comunicação Organizacional defendem a necessidade de que a comunicação seja valorizada e compreendida de uma forma completa, por todos os níveis hierárquicos de uma empresa. Além disso, não pode apenas ser percebida como transmissão de ideias, mas como um diálogo, uma comunhão de saberes. Basicamente, a comunicação interna deve contribuir para que o clima corporativo seja positivo e para que os funcionários sejam porta-vozes da empresa e agentes de mudanças em seu ambiente social e profissional.

Fazer a informação circular da melhor forma possível entre os cerca de 15 mil colaboradores da LATAM Airlines Brasil distribuídos em várias bases é um desafio e tanto para o time de Comunicação Corporativa da companhia. A solução foi buscar ajuda junto aos próprios empregados. De acordo com a analista de Comunicação Interna, Daiane Santana Morasco, o público é bem pulverizado, espalhado por todo o Brasil e com características bem específicas – administrativo, vendas, corporativo, finanças, jurídico, marketing, RH, TI, além do público operacional, pessoal de aeroportos (check in, atendimento, tripulação de cabine, pilotos, manutenção, cargas, segurança, entre outras).

Em 2019, o setor de comunicação começou a desenvolver um trabalho com o pessoal das bases, da área de aeroportos, justamente o público mais populoso, com cerca de sete mil pessoas na época. “Então criamos os ‘Correspondentes LATAM’ para conectar as pessoas. Foram 84 correspondentes. As maiores dificuldades eram multiplicar a informação e trabalhar pontos focais da comunicação interna para atuar juntamente com a liderança; além de manter a comunicação alinhada com a marca”, revelou.

Presente em 80 países, a farmacêutica dinamarquesa Novo Nordisk conta com 400 colaboradores operando no Brasil, entre pessoal administrativo e time de campo (comercial). O comitê de Comunicação atua com a participação de 20 pessoas, lideradas pela coordenadora de Comunicação Interna Isabela Lazdans. “O grupo prioritário da empresa é o que atua em campo, por isso a comunicação deve ser muito fluida. Nosso comitê de comunicação funciona muito bem, temos um nível de escolaridade bastante alto, sem muita discrepância. O desafio é engajar, com foco especial no time de campo, manter as pessoas bem informadas em todas as áreas, contribuindo para capilarizar a informação”, contou Isabela.

Com operações industriais em dez países e operando no Brasil com 33 usinas siderúrgicas e 78 lojas próprias de distribuição de aço, a Gerdau conta com uma estrutura de comunicação que atua como matriz para todas as unidades. O head Global de Marca Institucional e Comunicação Corporativa, Pedro Torres, falou sobre a importância da capilaridade e da sinergia, assim como da internacionalização, diante de questões culturais de entendimento. “Não há como termos estruturas próprias de comunicação em cada uma dessas operações. É preciso ter sensibilidade para entender que não apenas a comunicação deve influenciar a operação, mas a operação também deve influenciar as decisões corporativas”, comentou.

Do presencial para o virtual 

Os comitês das empresas já funcionavam antes da pandemia do novo coronavírus e seguiam com suas reuniões mensais e presenciais. Com a nova realidade, os encontros passaram a ser digitais, mudando a rotina e trazendo novas formas de interagir e promover engajamento entre os colaboradores, como grupos de aplicativos.

Na LATAM, por exemplo, o primeiro encontro aconteceu em fevereiro de 2020, um mês antes da eclosão da pandemia no Brasil. “A nossa ideia era nos reunirmos a cada três meses, inclusive em regiões mais específicas, mas isso não foi possível e começamos a trabalhar numa realidade de contingência. O que nos ajudou bastante foi o grupo de WhatsApp. Nos aeroportos, o clima estava bem complicado por conta do cancelamento de voos e processo de demissões, um momento bem doloroso, então as demandas eram muito específicas”, revelou Daiane.

Os encontros presenciais do comitê na Novo Nordisk também passaram a ser feitos via grupo de WhatsApp para facilitar a circulação da informação. “As pautas seguem as campanhas da companhia. Também levantamos questionamentos e cocriamos soluções para algumas questões. Refizemos a nossa newsletter, uma nova governança de canais e temos trabalhado uma reestruturação na comunicação. Uma das metas deste ano é capacitar funcionários para atuarem como influenciadores internos. A ideia é que essas pessoas ajudem a criar e a contribuir com ideias. Todos trabalhando juntos”, disse Isabela.

Na Gerdau, mesmo antes da pandemia, os encontros já eram virtuais justamente por contar com a participação de muitas pessoas da rede no comitê. “Nos reunimos mensalmente no comitê corporativo e temos um projeto de realizar um encontro presencial uma vez por ano. Além dos grupos de WhatsApp, estamos desenvolvendo uma ferramenta que facilita muito, que é nosso portal da marca, onde temos uma configuração só para os profissionais que atuam em comunicação na empresa, com os correspondentes. Esta é a melhor forma que encontramos para alinhar as informações evitando a troca de emails e deixando tudo registrado e funcionando muito bem. Duas vezes por ano criamos uma oportunidade de gerar valor para quem participa, através de palestras com profissionais do mercado. Isso contribui para o processo de formação, capacitação e geração de valor em termos de conhecimento”, revelou Torres.

Voluntariedade e proatividade

Manter os grupos dinâmicos e engajados, seja à distância ou não, não é uma tarefa simples para as lideranças. Por isso, a presença ativa dos gestores das áreas é fundamental para o andamento de todo o processo, ainda mais por se tratar de grupos que atuam de forma voluntária. Isso ficou claro durante as falas dos participantes.

Daiane faz questão de frisar que, antes de qualquer coisa, a participação no comitê deve estar atrelada a um significado não só no campo profissional do colaborador, mas também enquanto indivíduo. “Isso é um ponto fundamental para esse engajamento. Outra coisa que consideramos é entendermos o momento de atuação da pessoa na empresa”, acentuou, acrescentando que a principal característica do pessoal que atua como correspondente nos aeroportos é a proatividade e que desde o início do processo de busca por interessados em participar do comitê, o time de comunicação da companhia deixou bem claro que se tratava de uma tarefa voluntária e não um serviço a ser somado às atividades profissionais. “Lançamos uma campanha com inscrição voluntária para que os interessados enviassem um vídeo dizendo porque gostaria de ser um correspondente LATAM. Selecionamos 84 colaboradores que participaram de um workshop de capacitação, com a presença do diretor. Foi um momento muito bacana para marcar todo esse processo”.

Já na Novo Nordisk e na Gerdau, o ingresso para o comitê se dá a partir de um trabalho direto com os gestores, que indicam os colaboradores mais aptos a assumir a função. “Nossa turma é bem homogênea, com uma ou mais pessoas de cada área indicadas por seus líderes para participar ativamente. A pessoa tem que ter um perfil mais comunicativo para multiplicar e pulverizar as informações. O comitê se reúne uma vez por mês”, contou Isabela. “Estamos com uma agenda recorrente, conversamos e planejamos as pautas sempre uma semana antes. Neste momento não existe uma cobrança para que as pessoas participem”, completou.

Para não gerar grandes expectativas na alta liderança da Gerdau, Torres conta que deixa claro que esses correspondentes não substituem os profissionais de comunicação e que eles atuam para complementar, e não para necessariamente fazer o papel da área de Comunicação Corporativa da empresa. “Para que se mantenham comprometidos e para que haja uma consistência de conteúdos, eles devem enxergar valor nisso. Assim oferecemos capacitação e desenvolvimento para além de suas tarefas como um reconhecimento seja com certificados ou outras ações simples. Ao se sentirem valorizados, tornam-se ativos e engajados”.