Como fazer de reuniões algo verdadeiramente útil

*Publicado originalmente no LinkedIn em 12 de janeiro de 2022

Ao longo da última década me tornei um viciado em gestão de tempo e métodos de produtividade. Tempo é um artigo muito valioso para ser desperdiçado, além de ser extremamente desrespeitoso lançar mão das horas alheias sem um bom motivo. Essa é a razão pela qual levo esse assunto muito a sério e procuro transmitir esse sentimento para as equipes que lidero.

Nesta nova era de reuniões virtuais a suposta disponibilidade das pessoas, literalmente a um link de distância, nos levou a um aumento excessivo de encontros online nem sempre produtivos. E as razões para isso são muitas:

1.     Falta de um objetivo claro;

2.     Pautas mal organizadas;

3.     Falta de compartilhamento prévio de materiais de apoio para tomada de decisão;

4.     Falta de encaminhamento das decisões;

5.     Participantes dispersos focados em seus celulares e e-mails enquanto o assunto é apresentado;

Além das minhas funções como diretor-executivo da CitrusBR, nas quais conduzo reuniões de conselho e de comitês temáticos, tenho sido responsável por conduzir encontros com dezenas de presidentes e técnicos de outras associações setoriais no âmbito do Instituto Pensar Agropecuária (IPA). Muitos desses encontros são acompanhados de Secretários de Estado, Ministros, embaixadores, diplomatas, deputados e/ou senadores. Imagine o custo da soma das horas de trabalho de todas essas pessoas reunidas?

Pode até acontecer de uma reunião não alcançar os objetivos desejados por divergências naturais, mas é preciso garantir que o ambiente de discussão seja o melhor possível. Para isso, há muitos anos tenho utilizado uma espécie de roteiro que compartilho a seguir para que as reuniões sejam realmente úteis.

1.     Objetivo: a primeira pergunta a ser feita é qual o propósito do encontro, o que esperar dele e se ele é realmente necessário. Ter clareza sobre quais decisões precisam ser tomadas é fundamental.

2.     Agende: envie o “invite” pelo e-mail para travar a aquele horário nas agendas dos participantes. No mundo corporativo, por conta do elevado número de reuniões, as pessoas gerenciam suas agendas por meio do calendário do Outlook ou similar. Caso o dia e horário não seja reservado adequadamente é imensa a chance de sobreposição de compromissos e a confusão está garantida;

3.     Pauta: determine quais serão os assuntos a serem tratados numa sequência coerente. Uma sugestão é começar com assuntos de rápida deliberação ou rápidos informes. Isso ajuda a “aquecer” a reunião e já oferece algum encaminhamento prático. Passados os temas mais leves, concentre-se nos assuntos que exigem mais atenção e discussão.

4.     Materiais de apoio: para assuntos que necessitam deliberação como aprovação de orçamentos, planos de ação, entre outros, o ideal é que o material seja compartilhado com alguma antecedência para que as pessoas possam se preparar.

5.     Dica: existe uma diferença na construção de apresentações que são circuladas com antecedência e aquelas que apresentadas pela primeira vez pessoalmente. Quando enviar um documento com antecedência lembre-se que a pessoa não terá o seu apoio para entender o conteúdo ao se preparar para a discussão. Por isso, é recomendável ser mais didático e uma quantidade maior de textos explicativos. Quando o contato com a apresentação for apenas presencial, quanto menos texto melhor. Isso porque as pessoas tendem a tentar ler o que está escrito nos slides enquanto você apresenta, o que gera conflito de atenção e até dificuldade no entendimento.

6.     Encaminhamentos: conforme os assuntos forem sendo vencidos é importante frisar qual a decisão que está sendo tomada. Infelizmente não são raros encontros em que as pessoas saem sem saber ao certo o que foi decido ou encaminhado. Isso gera erros, conflitos e muita perda de tempo. Ao finalizar cada tema, faça um pequeno resumo da decisão tomada e pergunte se todos concordam. Isso é importante porque a percepção não é homogênea e pode acontecer de alguém ter uma compreensão diferente do que está sendo aprovado e caso algo assim aconteça haverá tempo para esclarecer;

7.     Encerramento: ao final da reunião liste todas as decisões tomadas, faça um resumo dos encaminhamentos e quem são os responsáveis pelas tarefas a serem realizadas.

8.     Registro: toda reunião necessita obrigatoriamente ser “processada”. Isso significa fazer um resumo da discussão e dos encaminhamentos, que precisam se tornar “tarefas” enviadas por escrito para que as equipes preparem as entregas. Caso contrário o encontro se perde e não passa de pura perda de tempo.

Existem ótimas referências para registro de reuniões como o modelo de notas de reuniões do Evernote, por exemplo. Para usuários do Linkedin Learning, disponível para assinantes Premium, vale dar uma olhada no curso “Como conduzir reuniões produtivas” do escritor e fundador da Invaluabe, Inc., Dave Crenshaw. Me identifiquei b

astante com a abordagem que ele propõe baseada no que ele chama de seis princípios para uma boa reunião:

1.     Propósito: qual a finalidade do encontro? Ele é realmente necessário? O que se espera como resultado ao final do encontro?

2.     Tempo: qual deve ser a duração da reunião? Nesse ponto ele traz um conceito interessante sobre “orçamento de tempo” e como administrá-lo;

3.     Pauta: resumo passo a passo para que todos acompanhem o encontro;

4.     Preparação: cada participante deve reservar um tempo para preparar perguntas e contribuições (lembrando que todos devem ter acesso aos materiais com a antecedência devida);

5.     Foco: participantes focados nos objetivos da reunião levam a resultados melhores;

6.     Liderança: é a pessoa que fará o papel de facilitador e vai garantir que os cinco princípios anteriores sejam cumpridos.

A aula ainda oferece alguns modelos interessantes que também podem servir como referência e ajudar interessados em reuniões mais produtivas e com muito respeito ao tempo de todos.

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