Comunicação e Coronavírus

Agilidade, Tranquilidade, Responsabilidade e Oportunidade

Quando topei o desafio de escrever uma coluna no Portal da Aberje, a ideia sempre foi falar da Comunicação pelo lado da vivência, da troca de experiências, do mundo prático e real. Só não esperava começar com um tema que está deixando o mundo todo em alerta e pânico: a pandemia de coronavírus. Mas, por isso mesmo, e pela importância da Comunicação neste momento, não há como evitar.

Como ainda estamos no furacão – sem saber em qual parte dele – o que dá para ter certeza é que as equipes de Comunicação Interna são fundamentais no esforço das empresas e entidades de manter a segurança de seus funcionários e preservar as suas operações. E a pressão tem sido grande. Funcionários com medo querem cada vez mais informações e cobram ações, gestores querem comunicados e mais comunicados a cada fato novo divulgado pela imprensa e os mais diferentes stakeholders aparecem com novas opiniões e sugestões.

Se não tem vacina ou remédio para prevenir ou conter o vírus, a informação é a grande arma neste momento. É aí que as áreas de Comunicação e agências precisam agir para ajudar a organizar o fluxo de dados e ideias para não deixar virar um furdúncio sem controle.

As informações sobre a pandemia, as ações tomadas por governos e o local dos novos contaminados estão vindo de todos os lugares em uma velocidade impossível de acompanhar. Então, é preciso filtrar e se concentrar no que é importante para cada empresa naquele momento.

Responsabilidade

A comunicação, com suas ferramentas de monitoramento, clipping, contatos internos e externos, precisa assumir sua posição de receptor e filtro de seleção das informações oficiais para a empresa. Ainda mais neste mundo repleto de fake news, que se potencializam com o pânico das pessoas.

E, aí, responsabilidade é fundamental para controlar a ansiedade de comunicar tudo com rapidez. Não conhecemos todo o funcionamento do coronavírus, mas sabemos bem a lógica da comunicação. O medo provocado pelo desconhecido não pode quebrar a busca pela clareza, simplicidade e criatividade do conteúdo divulgado.

Menos continua sendo, na maioria dos casos, mais. Infográficos, imagens e exemplos são soluções mais práticas do que textos longos. E com tanta informação sobre a pandemia, não é difícil se perder querendo narrar o noticiário todo. Opiniões ou medos pessoais precisam ser debatidos nas reuniões para a definição do que fazer para o grupo. Mais do que nunca, o coletivo, ou uma pessoa que você confie, é importante para ser um contraponto e ajudar a se chegar a um meio termo que equilibre a mensagem. Não podemos causar pânico ou confundir ainda mais nosso público.

Tranquilidade

Tranquilidade é outra peça-chave. Já sentou em uma mesa para falar de coronavírus com os amigos, a família ou em uma reunião do comitê de crise do trabalho? Costumam virar um debate sem pé nem cabeça, cada um fala uma coisa. O fato de ninguém ter uma ideia consolidada de como e para onde vai rumar esta pandemia tem causado muita confusão e feito muita gente perder tempo em reuniões improdutivas.

É verdade que as informações chegam muito rápido e começam a aparecer suspeitos de contaminação e contaminados reais em todos os lugares, mas qual a prioridade do momento? Comece por ela. Pauta e ordenamento de prioridades e temas são básicos para que sejam tomadas as decisões, definidas as ações e divididas as tarefas.

Quando falamos de comunicação, a divisão de tarefas precisa levar em conta o papel dos líderes. Neste momento de crise, eles estão sendo ainda mais observados pelos funcionários, seus familiares, imprensa e demais stakeholders. São exemplos de como proceder e fonte confiável de informação. Não podem se omitir e deixar para as áreas de Comunicação atuar apenas com os comunicados corporativos, precisam aparecer para os funcionários para tranquilizá-los e também orientá-los, mesmo que de maneira virtual. Afinal, reuniões devem ser evitadas.

Agilidade

Quem lê os dois pontos anteriores, pode achar que estou deixando em segundo plano a agilidade. Não é isso. Na verdade, é tudo ao mesmo tempo agora. Estamos correndo contra uma pandemia, só que precisamos entrar concentrados e com foco nesta disputa. A tática da corrida precisa estar na cabeça para não tropeçarmos em nossos próprios pés (informações ou comunicados) no meio da pista.

E, novamente, vamos ao básico da comunicação. Agilidade não quer dizer disparar um monte de conteúdo por dia nos mais diferentes canais. Deve ter um fluxo constante, mas não maçante, de informação com os funcionários. Não há uma fórmula, cada empresa tem seu modo de operação, tamanho e necessidades, mas há um fato: como não se deve reunir grandes grupos em um mesmo ambiente ou incentivar o manuseio coletivo de papeis, além de muitas equipes já estarem trabalhando em home office, a comunicação interna digital terá seu grande teste em larga escala.

Oportunidade

A necessidade está gerando uma oportunidade. Quem já tem uma infraestrutura forte de troca de mensagens, áudio e videoconferência passa a usá-la em um novo patamar e a aprender a criar ainda mais para estas tecnologias. Quem ainda não tem, vai ter que se adaptar e passar a adotar alguma ferramenta para falar de maneira virtual com seu público.

Alguns órgãos públicos afirmam que o pico da pandemia no Brasil pode acontecer em um mês e meio, mas que ela pode durar uns cinco meses no país. Certeza, ninguém tem, só que estas previsões, e muitas outras, deixam claro que não é algo que será de curto prazo. Então, teremos sim que aprender a usar ainda mais e com mais criatividade os recursos tecnológicos na comunicação interna.

Não foi à toa que recebi nestes dias um e-mail de um fornecedor lembrando das possibilidades e facilidades das transmissões ao vivo pela internet. Ele está prevendo que esta poderá ser uma solução. Por outro lado, empresas de tecnologia, para contribuir para evitar reuniões presenciais, estão flexibilizando o uso suas ferramentas de videoconferência, como a Cisco, com seu Webex para reuniões de até 100 pessoas, o Google, com o Hangouts, e a Microsoft, com o Teams.

Assim, de acordo com o tamanho, a capilaridade geográfica e a capacidade de cada empresa, o momento tende a gerar uma maior utilização de ferramentas digitais de comunicação. Mais uso, mais experimentação, mais criação.

E o público externo?

Se temos responsabilidades com os nossos funcionários e fornecedores que trabalham internamente, claro que também temos responsabilidade com a sociedade em geral, então, não podemos esquecer das ações de Comunicação Externa. Todos os pontos listados para atuar com o público interno, podem ser adaptados para a imprensa, comunidade e parceiros, por exemplo.

É importante informar com transparência como a empresa ou entidade está operando e se isso vai impactar os seus serviços, distribuição ou produtos. A população já está vivendo com muitas incertezas e surpresas desagradáveis, vamos evitar fazer nossa empresa virar mais uma notícia ruim.

Contudo, é preciso ir além de informar. Sempre que possível, neste momento de crise global e geral, a Comunicação Corporativa precisa contribuir com a divulgação dos procedimentos de prevenção e serviços para estar junto da sociedade.

O coronavírus potencializa nossas reações e exige que tudo isso seja feito em um período muito curto de tempo e comunicação é fundamental. Comunicadores não são médicos, mas podem ter também um papel importante no controle desta pandemia.

Como falei no início, a ideia desta coluna é abordar a Comunicação Corporativa na prática e falar de vivências, servir como uma troca de experiências. Para isso, gostaria muito de receber sua opinião e ideias: rogerio.louro@gmail.com

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