O mundo dos eventos corporativos é híbrido, diz Kaltura em seu “The State of Events”

É evidente para todos, independente da atividade profissional direta ou convivendo neste cenário, que o mundo dos eventos mudou drasticamente desde 2020. A pandemia e as interrupções globais afetaram os planos dos profissionais de marketing de produzir eventos e ameaçaram mesmo a sobrevivência de muitas atividades – ainda que tenham crescido os eventos virtuais. Vale dizer que eventos virtuais, a despeito de quaisquer dificuldades enfrentadas por todos os interagentes, foram a maneira com que empresas se comunicaram com seu público, como compartilharam suas descobertas, geraram ideias e desenvolveram a conversa de seu setor. Ajudaram as pessoas, sobretudo quem não se deixou vencer pelo preconceito, a se conectar, aprender, se envolver e se sentir parte de uma comunidade – o que é especialmente crucial, pois cada vez mais as empresas trabalham remotamente e muitos membros da equipe estão dispersos até hoje e além.

À medida em que 2023 chega e avança, profissionais de comunicação, marketing e eventos são exigidos por criar um plano mais estável, ao mesmo tempo em que antecipem mudanças e monitorem o que os participantes valorizam e ganham ao participar de diferentes tipos de atividades. Apesar do anseio por estabilidade, o mercado ainda é volátil e muitos temem uma recessão iminente, desafios orçamentários e incerteza com contratações e retenções enquanto enfrentam a pressão crescente de entrega de resultados.

Os participantes, por outro lado, podem ter medo de se comprometer com planos de viagem ou podem não estar dispostos a dedicar seu tempo a eventos que possam atrapalhar seu trabalho diário, afora existir ainda – talvez pelo mau uso – a ‘fadiga das telas’. E para ajudar em caminhos mais claros, a consultoria Kaltura refez seu estudo “The State of Events” neste 2023, alvo deste resumo.

Os resultados desta pesquisa oferecem uma compreensão mais clara sobre como os profissionais estão construindo o futuro e o que os participantes desejam e esperam. O material foi criado para fornecer as respostas sobre criar um plano de eventos de sucesso, quais formatos de eventos são considerados mais importantes e eficazes, como as estratégias diferem ao planejar eventos presenciais e virtuais, e para onde se projeta que vai o mercado de eventos virtuais – além de buscar saber o que os participantes ganham com diferentes tipos de eventos, quais formatos preferem e quais lacunas estão enfrentando. Há vários gráficos e pontos-de-vista que valem sua leitura integral, ainda que todos os entrevistados sejam originários especificamente dos Estados Unidos, Reino Unido, França, Alemanha e Itália.

Uma coisa nunca muda: o que se deseja é produzir eventos memoráveis e valiosos, feitos para construir conexões humanas genuínas. Mas sem perder a flexibilidade que se conquistou nos últimos tempos. As principais conclusões estão a seguir:

Profissionais de comunicação e marketing estão contando com eventos virtuais

Todos os tipos de eventos – presenciais, híbridos e virtuais – estão na agenda para 2023 em números semelhantes a 2022. 40% dos profissionais de marketing estão planejando eventos virtuais em 2023 e 18% incluíram eventos híbridos em seus planos. Em termos de prioridades de negócios, os eventos virtuais ocupam o primeiro lugar, com 74% dos profissionais afirmando que os eventos virtuais são os mais importantes para sua estratégia geral. Ao contrário da abordagem reativa dos últimos anos, agora buscam estabilidade e, ao mesmo tempo, mantêm a agilidade.

Participantes preferem eventos híbridos e virtuais pela flexibilidade, e presenciais para networking

Os participantes sentem que as oportunidades de networking são as mais importantes quando participam de eventos presenciais, enquanto as sessões educacionais dos eventos virtuais são consideradas as mais valiosas (44%). Os profissionais sabem que os eventos virtuais carecem de um toque pessoal e desejam encontrar mais maneiras de ajudar os participantes a se relacionarem nestes casos.

Os profissionais devem considerar as expectativas de seu público para cada tipo de evento porque os participantes esperam obter valor diferente de eventos diferentes. Por exemplo, 44% dos participantes de eventos presenciais valorizam mais as sessões de networking. Enquanto em eventos virtuais, os participantes valorizam as sessões educacionais e o aprendizado.

Para onde vão os participantes durante 2023

Os participantes ainda planejam ir a eventos e ainda os consideram valiosos. De fato, 88% daqueles que participam regularmente de eventos planejam participar durante 2023. Os participantes valorizam conferências voltadas para educação e networking e obtêm valor semelhante, quer participem pessoalmente ou virtualmente. Os participantes acreditam que os eventos presenciais são mais valiosos, mas preferem participar de eventos virtuais.

Conferências presenciais (foco em educação e networking) – 48%

Conferências virtuais (foco em educação e networking) – 43%

Mesas-redondas virtuais (discussões, painéis) – 41%

Mesas-redondas presenciais (discussões, painéis) – 40%

Eventos combinando presença presencial e virtual – 35%

Feiras presenciais (foco na apresentação de produtos) – 33%

Feiras virtuais (foco em apresentação de produtos) – 20%

Planejando com antecedência e planejando pivotar

Os profissionais de comunicação e marketing são hábeis em pensar rapidamente, mas adoram ter um plano sólido para trabalhar. Se necessário, 93% dos profissionais afirmam ter um plano para mudar de um evento presencial para um evento virtual, enquanto 30% afirmam ter um plano por escrito. Esta é uma boa notícia, mostrando que os profissionais aprenderam com o passado. No entanto, 7% indicam que não têm nenhum plano.

A maioria dos profissionais planeja mudar para eventos virtuais, apenas por precaução

63% das organizações planejam realizar eventos presenciais nos próximos 12 a 24 meses. Isso sugere que muitos profissionais estão tentando criar uma atitude de “voltar ao normal” em seus planos de comunicação e marketing, tentando voltar à forma como as coisas eram antes da pandemia. No entanto, quando forçados a escolher entre cancelar um evento presencial ou virtual, 59% optaram por cancelar o evento presencial e manter um evento virtual. 93% deles têm um plano de mudar seu evento presencial para um evento virtual. 63% dos profissionais planejam realizar um evento presencial nos próximos 12 meses.

Quais são seus principais desafios ao planejar um evento?

O maior desafio para eventos presenciais é a presença (46% contra 31% para eventos virtuais), enquanto o maior desafio para eventos virtuais é o engajamento (42% contra 32% para presenciais).

A necessidade de conteúdo de qualidade é semelhante, independentemente do evento e, em sua essência, o conteúdo de alta qualidade continua sendo o principal motivador de um evento.

Por um lado, pode ser mais fácil levar os participantes através de uma porta virtual. Por outro lado, é mais provável que os participantes virtuais saiam de um evento sem se sentirem engajados. Isso é especialmente verdadeiro quando os organizadores lutam para imitar uma experiência de engajamento agradável. Curiosamente, os profissionais consideram a qualidade da produção (43-44%) como o segundo maior desafio para qualquer tipo de evento. À medida que os profissionais planejam com antecedência, eles devem considerar como resolverão o desafio de qualidade da produção de ambos os tipos de eventos.

O que procurar em uma plataforma de eventos

Até agora, os profissionais entendem a importância de uma plataforma de eventos que funcione para eles. Consideram esses três principais fatores-chave ao escolher: ferramentas de engajamento (43%), soluções completas (42%) e recursos de integração (38%).

Em outras palavras, os profissionais desejam uma plataforma que ofereça uma experiência de engajamento pessoal, com uma loja completa e que já funcione com os sistemas que eles possuem. Querem uma plataforma de eventos que deixe seus participantes felizes e seu trabalho mais eficiente.

Tipos de eventos, atividades e o que os profissionais escolhem

Para avaliar a perspectiva dos profissionais sobre o tipo de evento mais eficaz para diferentes atividades para entender melhor como utilizar diferentes tipos de evento, estes foram os resultados:

• Eventos presenciais e híbridos são mais eficazes para treinamento interno (39% e 40%)
• Eventos virtuais são mais eficazes para lançar um novo produto (40%)

No geral, os profissionais concordam que as sessões virtuais são o formato mais eficaz para quase todos os tipos de atividade. Os eventos virtuais são uma ferramenta de engajamento útil em todo o funil de vendas: envolvendo novos clientes em potencial, lançando novos produtos, capacitação de vendas e treinamento de parceiros. A capacitação de vendas é percebida de forma diferente dependendo da geografia. Os profissionais de marketing do Reino Unido (57%) e os países da UE (39%) preferem eventos híbridos. No entanto, nos EUA, os eventos virtuais (40%) são mais eficazes para esta finalidade.

Tipos de eventos, atividades e o que os participantes escolhem

De acordo com os participantes, os tipos de eventos mais eficazes por formato são:

• Os eventos presenciais são os melhores para aprender a usar um novo produto (37%)
• Os eventos híbridos são os melhores para aprender sobre uma nova empresa (55%)

Para todas as atividades, eles preferem eventos apenas presenciais ou a escolha que podem obter com eventos híbridos.

Crescimento constante no horizonte

Vendo que os eventos virtuais se tornaram um forte funil de comunicação e marketing, pedimos aos profissionais que projetassem as taxas de crescimento dos eventos virtuais em 2023 em diferentes áreas. Em suma, eles são cautelosamente otimistas ao considerar eventos virtuais e projetam crescimento em todas as áreas: ROI, orçamento e networking devem crescer 12%, engajamento 13%, registros 14% e atendimento e geração de leads 15%.

Rodrigo Cogo

Rodrigo Cogo é o curador do Sinapse Conteúdos de Comunicação em Rede e responsável pela distribuição digital dos canais integrantes da plataforma. Formado em Relações Públicas pela Universidade Federal de Santa Maria, é especialista em Gestão Estratégica da Comunicação Organizacional e Mestre em Ciências da Comunicação, com estudos voltados para a Memória Empresarial e Storytelling, ambos pela Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo (SP). Atuou na Aberje por 14 anos, passando pelas áreas de Conteúdo, Marketing e Desenvolvimento Associativo e tendo sido professor em cursos livres e in company e no MBA da entidade por 10 anos. É autor do livro "Storytelling: as narrativas da memória na estratégia da comunicação".