Como manter os funcionários a bordo durante mudanças

Todas as organizações passam por alterações de vez em quando. Sendo essas estruturais, de rotina, transformação de cultura ou uma combinação de todas essas, como em casos de fusão de empresas. Gerenciar isso tudo não é uma tarefa fácil e requer, além de conhecimento específico na área em questão, um conhecimento profundo em comunicação.

Pessoas são naturalmente resistentes a mudanças e, muitas vezes, intuitivamente as enxergam como algo negativo, mesmo podendo ser algo positivo para elas. Nós somos seres habituais e tendemos a interpretá-las como uma ameaça.

Então, como gerenciar esse processo de uma forma bem-sucedida? Bom, para começar, uma comunicação clara e um planejamento bem feito serão necessários.

˃ Capriche no planejamento.  Isto pode parecer óbvio, mas ainda precisa ser dito – um planejamento bem pensado, tanto em relação ao processo em si quanto à comunicação dele, é fundamental para uma gestão de mudança bem-sucedida. Timing é essencial. Em outras palavras, considerar a melhor hora de anunciar e implementar uma alteração em relação às demais circunstâncias na organização pode ajudar a evitar tensão desnecessária.

Claro, nem sempre é possível fazer esse tipo de escolha. Porém, quando possível, é uma boa ideia não acumular implementações nem comunicados de mudanças, mas tentar deixar um pouco de espaço entre elas. Além disso, quando for acontecer, tente fazer a implementação em etapas. Isso permite que as pessoas afetadas se acostumem aos poucos com a nova situação.

˃ Comunique com antecedência. Alguns gerentes têm a ideia (incorreta) de que, pegando a sua equipe de surpresa e comunicando mudança na última hora, eles eliminam a possibilidade desses funcionários protestarem. Isso é uma estratégica péssima e completamente contraproducente. As pessoas precisam se acostumar com mudanças. Portanto, sempre tente prepará-las, comunicando novidades com antecedência.

˃ Convide os colaboradores para a discussão. Uma maneira eficaz de diminuir a resistência contra mudança é permitir a participação das pessoas afetadas no processo. Ou seja, sempre que possível, convide os funcionários a participarem na discussão, principalmente desde o início do processo. Obviamente, precisa deixar claro o que é negociável e o que não é, para não dar uma falsa esperança ou a impressão de que podem influenciar em questões que na realidade não são negociáveis.

˃ Seja claro e transparente. Durante discussões e também durante a implementação de uma alteração, sempre comunique de forma clara e transparente. Mantendo a equipe bem informada, é possível prevenir rumores e o crescimento de descontentamento sem fundamento. Além disso, é uma boa ideia compartilhar um calendário de eventos. Ou seja, providencie informação contendo previsões de quando as diferentes etapas de mudança irão acontecer. Antes e durante a implementação do processo, também é importante que todos saibam com quem podem esclarecer dúvidas e onde podem procurar e achar informações.

˃ Dê aos funcionários condições para se adaptarem. Para que o processo seja bem-sucedido e cause o mínimo de fricção possível, é necessário que o time não só receba as devidas informações, mas também o treinamento adequado. Por exemplo, se a mudança contempla um novo sistema ou software, rotinas diferentes ou uso de equipamento com o qual não estão acostumados, muitos (particularmente funcionários que fazem parte da organização por muito tempo) podem ser relutantes simplesmente porque se sentem inseguros ou incapazes em relação às novas rotinas ou ao novo jeito de trabalhar. Não espere que eles peçam ajuda. Isso pode nunca acontecer. Presuma que treinamento e suporte serão necessários e ofereça essas opções para todos os envolvidos. Além de treinamento, talvez também seja necessário deixar mais tempo disponível do que normal para os empregados executarem seu trabalho neste novo cenário, até que eles se acostumem com a nova rotina, o novo sistema ou o novo equipamento.

> Vá do privado ao público, não o contrário. Um erro comum que muitos gerentes cometem é comunicar modificações em relação a responsabilidades ou rotinas de trabalho de funcionários em público antes de ter comunicado o mesmo pessoalmente para a pessoa afetada. Ou seja, eles comunicam a mudança em relação a um determinado colaborador ou grupo de colaboradores na frente da equipe inteira antes de ter conversado sobre o assunto com a pessoa, ou grupo de pessoas, em particular. Isso é um grande erro que deixa o funcionário em uma situação constrangedora e que pode prejudicar a relação entre ele e o gerente responsável. Portanto, sempre que mudanças em relação a responsabilidades, rotinas de trabalho ou qualquer outro assunto que afeta uma pessoa ou uma parte da equipe em específico, informe primeiramente a(s) pessoa(s) envolvida(s) em particular, antes de comunicar o restante do time. Além disso, assim que o funcionário for comunicado, avise-o também sobre quando irá comunicar a informação à equipe.

Concluindo, mudanças são difíceis para todos. Tanto para gerentes quanto para colaboradores. Contudo, planejando bem e sendo transparente, é possível passar pelo processo com um resultado positivo. E, o mais importante, com seus funcionários a bordo.